Case 01
Lastaus Heikki Kärjä Oy
Työajanseurannan tarpeesta laajemmaksi operatiiviseksi järjestelmäksi
Järjestelmän kehitys käynnistyi käytännön ongelmasta: työajanseuranta oli hankalaa ja vaati paljon jälkiselvittelyä. Ratkaisua lähdettiin rakentamaan yhdessä, ja samalla huomattiin, että sama kokonaisuus voisi ratkaista myös tilausten ja kaluston hallintaan liittyviä haasteita.
Lähtötilanne
Ennen nykyistä järjestelmää päivittäisiä asioita hoidettiin joko muistinvaraisesti tai Excel-taulukoita täyttämällä. Erityisesti työajanseuranta aiheutti ylimääräistä selvittelyä.
Kun tarpeita käytiin yhdessä läpi, esiin nousivat myös tilaustenhallinta ja kalustonhallinta.
Ratkaisu
Sen sijaan, että jokaiseen ongelmaan olisi etsitty erillinen työkalu, kokonaisuutta lähdettiin rakentamaan vaiheittain saman järjestelmän ympärille. Työajanseuranta, tilaukset ja kalusto tulivat samaan paikkaan: tunnit kirjataan keskitetysti, työnjohdon ja työntekijöiden organisointi sujuu nopeammin, ja kalustoon liittyvä tieto elää samassa kokonaisuudessa.
Vaikutus arkeen
Alkuperäinen työajanseurannan ongelma on käytännössä lähes poistunut. Tuntikirjausten selvittely on vähentynyt merkittävästi, ja tilausjärjestelmä on helpottanut ja nopeuttanut työntekijän ja työnjohdon välistä organisointia. Seuraavaksi kokonaisuutta laajennetaan automatisoidulla integraatiolla, joka siirtää työaikatiedot suoraan palkanlaskentajärjestelmään.
Seuraava vaihe
Yhteistyötä laajennetaan parhaillaan vaakaohjelmistolla, joka korvaa vanhaa työpöytäympäristöön perustuvaa ratkaisua. Tavoitteena on tehdä punnituksesta helppokäyttöinen kokonaisuus kuljettajalle, työnjohdolle ja laskutukselle — myös mobiilisti, raportteineen ja reaaliaikaisine seurantoineen.
Ville ymmärtää käytännön haasteet ja ongelmat ja osaa kääntää ne toimivaksi ohjelmaksi — ja sitä kautta toimivammaksi työpäiväksi.
