Miten yhdistää tuotannon käytännön työ ja yrityksen nykyiset järjestelmät?

Tuotannon käytännön työ ja toimiston järjestelmät elävät usein eri tahdissa. Kentällä työ tehdään, mutta kirjaus tapahtuu myöhemmin. Toimistolla järjestelmä on ajan tasalla vasta, kun joku ehtii siirtää tiedon. Väliin jää puheluita, lappuja ja Exceliä.

Harvoin ratkaisu on vaihtaa kaikki. Usein riittää, että kentän tapahtuma päätyy siihen järjestelmään, jossa sitä jo käytetään: huoltoon, projektiin, laskutukseen tai tilausten hallintaan. Kysymys ei ole uudesta alustasta. Kysymys on ketjusta.

Aloita kuilusta, ei kartasta

Ensin kannattaa nimetä yksi kuilu. Esimerkiksi: työ on valmis, mutta laskutus ei tiedä toteutumaa. Tai huolto on tehty, mutta historia ei päivity. Tai tilaus on olemassa, mutta kenttä ei näe, mitä tänään pitäisi tehdä.

Kun kuilu on nimetty, nähdään, tarvitaanko:

• kirjaus kentällä, suoraan olemassa olevaan järjestelmään
• ohut näkymä, joka näyttää kentälle vain tarvittavan
• integraatio kahden nykyisen järjestelmän väliin

Järjestelmiä ei tarvitse yhdistää kaikkia keskenään. Tarvitaan yhteys siihen työhön, joka nyt katkeaa.

Pidä kentän työ kevyenä

Jos kirjaus on raskaampi kuin itse työ, sitä ei tehdä. Siksi kentän näkymän pitää olla kapea: oikea tehtävä, tarvittavat kentät, ei toimiston koko lomaketta. Toimisto voi nähdä enemmän. Kenttä näkee sen, mikä liittyy tähän työhön.

Kun ensimmäinen ketju toimii, seuraava on helpompi. Silloin ei rakenneta integraatioita varmuuden vuoksi. Rakennetaan yhteys siihen kohtaan, jossa arki jo kärsii. Tuotannon käytännön työ ja nykyiset järjestelmät eivät ole vastakkain. Ne ovat sama kokonaisuus, kun tieto kulkee työn mukana.